Changement de logiciels et transmission électronique des documents médicaux

Publié le 27 Déc, 2021 par Dr J. Bron
changement de logiciels

Au cours de cette année 2021, marquée par la poursuite d’une pandémie de COVID-19 qui a modifié de nombreuses organisations dont la nôtre, j’ai finalement concrétisé le projet de changer de système de gestion des dossiers patients.

Une transition en plusieurs étapes

Après avoir mis en place en 2020 l’agenda avec Doctolib et la téléconsultation, il était indispensable de faire également évoluer le système de gestion des dossiers patients de mon cabinet.

Après plus de 18 ans d’utilisation d’un système qui malheureusement n’a pas su évoluer suffisamment au fil du temps, mon choix s’est porté sur la solution de Follow Health.

Le logiciel Follow, initialement développé pour gérer des questionnaires pour patients en salle d’attente, est devenu une solution de gestion des dossiers médicaux.
Grâce à une conception moderne, une interface fluide et épurée et des raccourcis qui facilitent les tâches des médecins, Follow a su conquérir de nombreux utilisateurs médecins spécialistes et en particuliers chirurgiens. Follow ne fait pas tout, mais s’est concentré sur l’essentiel. Les tâches que Follow ne fait pas peuvent être réalisées avec des partenaires de Follow, leaders dans leurs domaines respectifs :

  • Doctolib pour l’agenda et la téléconsultation ;
  • Lifen pour la transmission électronique des documents aux correspondants et aux patients ;
  • Stellair pour la télétransmission et les gestion des honoraires.

Grâce au partenariat avec Doctolib, qui se concrétise par une interopérabilité entre l’agenda de Doctolib (que nous utilisons depuis plus d’un an déjà) et la gestion de dossiers patients de Follow, la transition a été relativement simple.

Follow est à l’écoute des médecins utilisateurs de son logiciel et a même proposé à certains d’entre eux d’entrer au capital de la société et de participer aux orientations de développement du logiciel. Cette volonté d’être à l’écoute et de faire participer les utilisateurs a été un élément essentiel de mon choix de Follow. Certes, l’interface, l’ergonomie et la façon de travailler dans le logiciel sont nouvelles et nécessitent un temps d’adaptation pour mon équipe et moi-même. Mais le côté intuitif du logiciel et l’assistance très disponible que proposent les collaborateurs de Follow Health m’ont permis une transition rapide.

Moins de papier et plus de documents par voie électronique sécurisée

Avec internet, nombreux sont les professionnels de santé qui communiquent par email ou par SMS. Cependant, les emails et les SMS ne sont pas considérés comme un moyen de transmission sécurisé pour des données de santé (malgré cela, de nombreux médecins communiquent par email ou par SMS, ce qui n’est pas recommandé). C’est pour cette raison qu’ont été développées des messageries sécurisées de santé. Ainsi, contrairement aux messageries grand public telles que Gmail, Yahoo ou Hotmail, les messageries sécurisées de santé garantissent un niveau de sécurité élevé et un chiffrage des documents.

Les avantages des messageries sécurisées sont nombreux. Parmi ceux-ci :

  • Haut niveau de sécurité grâce à au chiffrage des messages et des pièces jointes ;
  • Hébergement des données sur des serveurs agréés pour les données de santé ;
  • Rapidité de transmission des documents (quasi-instantanée) ;
  • Conservation d’une présentation agréable à consulter (fichiers au format PDF) ;
  • Economie de papier, d’encre et de timbres, contribuant ainsi à diminuer les conséquences environnementales.

Malheureusement, les messageries sécurisées concernent essentiellement les professionnels de santé. Les particuliers n’ont pas – sauf exception – accès à des messageries électroniques sécurisées. C’est la raison pour laquelle l’envoi de documents médicaux par messagerie standard est déconseillé.

En France, les trois systèmes de messagerie sécurisée les plus utilisés par les professionnels de santé sont Lifen, Apicrypt et Mailiz (anciennement MSSanté). Etant utilisateur d’Apicrypt depuis de nombreuses années, je dispose également à présent d’une boîte Mailiz.
J’ai également souscrit au système de Lifen. L’intérêt de Lifen est qu’il permet à la fois l’envoi de documents médicaux aux professionnels disposant d’Apicrypt et/ou de Mailiz. Il permet en outre l’envoi de documents aux patients de façon sécurisée.

Ainsi, de façon relativement simple mais surtout à présent sécurisée, il m’est aujourd’hui possible d’envoyer des documents médicaux de façon sécurisée à mes correspondants médecins mais aussi de transmettre aux patients les documents médicaux les concernant. Il peut s’agir de :

  • Comptes-rendus de consultation ;
  • Comptes-rendus d’examens ;
  • Comptes-rendus opératoires ;
  • Comptes-rendus d’hospitalisation.

L’envoi aux patients consiste en réalité à déposer sur un serveur sécurisé de Lifen les documents à partager. Lifen se charge alors d’informer le patient par email qu’un document qui lui est destiné l’attend sur le serveur sécurisé. Le patient doit se connecter et il pet alors récupérer son document. Lors de la la première connexion, un compte gratuit avec mot de passe doit être créé.

Après une phase de tests et d’utilisation progressive de Lifen courant décembre 2021, nous utiliserons couramment cette solution à compter du 2 janvier 2022.

En espérant que ces changements d’organisation permettront une meilleure communication avec nos correspondants et nos patients, je vous souhaite une excellente nouvelle année 2022 !

 

 

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